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Não! Registrar tudo por e-mail não é garantia

Não! Registrar tudo por e-mail não é garantia

Muitas empresas, especialmente as pequenas, não costumam fazer contratos e acreditam que apenas os dados, informações e negociações realizadas por e-mail garantem a segurança ou a possível cobrança da prestação de serviço. A verdade é que não é seguro utilizar o e-mail com função contratual! Um contrato de prestação de serviços é simples de ser elaborado e fornece a garantia jurídica necessária para proteger ambas as partes, especialmente a empresa contratante.

Em plena era da informação, a comunicação online cresce mais a cada dia. Se antes as pessoas costumavam ligar ou se deslocar até um lugar específico para resolver um problema, hoje quase tudo é discutido e programado por meios virtuais. Seja e-mail, whatsapp ou os chats de redes sociais. Por conta disso, relações de compra e venda, ajustes e cobranças são trocadas também pelo correio eletrônico. Mas o e-mail serve como prova documental? Uma negociação por e-mail tem validade jurídica? Até pode, mas muitos cuidados são necessários e, mesmo assim, não existe uma garantia concreta. Muitas vezes, a fim de fazê-lo valer judicialmente, é preciso despender muito esforço em tempo e dinheiro.

“O problema fundamental em relação aos direitos do homem, hoje, não é tanto o de justificá-los, mas o de protegê-los“. Norberto Bobbio in A Era dos Direitos.

Segurança em primeiro lugar

contrato digitalÉ verdade que todo contrato possui uma estrutura mínima básica. Essa estrutura é objetiva o bastante para estar compreendida em qualquer acordo simples e compacto. Porém, se utilizarmos apenas essa estrutura, nenhuma das partes estará realmente segura. O contrato, segundo as leis civis, pode ser verbal ou escrito, sendo possível até ser através de um e-mail, como falamos. Contudo, nenhum dos meios que se utilize serão mais seguros do que a assinatura de um contrato formal, contendo todos os detalhes das obrigações que cada um assumiu. A elaboração de um contrato “sob medida”, personalizado, elaborado com base na situação específica que está sendo acordada, é o grande segredo para se reduzir problemas na relação contratual. Se as regras são claras e bem delimitadas, a possibilidade de conflito ou aborrecimento será muito menor.

A relação via e-mail

Caso você e seu cliente troquem e-mails definindo claramente os termos de um projeto – cronograma, escopo, prazos, entrega, etc. – e o cliente responda a esse e-mail aceitando sua oferta, de forma objetiva, vocês podem, de certa maneira, terem “firmado” um contrato. Embora vocês não tenham assinado nada, ambas as partes concordaram das condições e termos do que foi oferecido por e-mail. Porém, no aparecimento de qualquer problema mais sério, para que esse e-mail possa ser usado como prova documental num processo jurídico não é assim tão simples.

E-mails podem até servir, embora não com toda garantia, como uma alternativa para trabalhos breves ou com orçamentos muito baixos. Mas para projetos maiores, com valores altos e diversas etapas de desenvolvimento, é fundamental ter um contrato a moda antiga, impresso e assinado.

Por que usar um contrato formal?

  • Um contrato é oficial, um e-mail não. Seu e-mail até pode ser válido em um tribunal, mas ele pode ser facilmente falsificado, não ser entendido ou ser mal interpretado. O contrato formal garante que as duas partes estão falando a mesma língua, sem brechas.
  • Um contrato adiciona confiança no seu relacionamento com o cliente. E só isso já seria motivo o bastante de você fazer um contrato formal. Contratos representam mais seriedade e comprometimento com o trabalho. Quando se tem um contrato assinado, que foi negociado juntamente com o cliente (ou colaborador/fornecedor), a relação entre vocês se torna mais importante.
  • E-mails podem ser arquivados ou deletados acidentalmente. E isso pode ser um enorme problema caso você precise consultá-lo. Quando você tem um contrato físico e uma cópia digital, você o tem sempre disponível. Não é preciso se preocupar em perder informações relevantes.
  • Contratos são mais difíceis de se alterar. Se a única forma de acordo que você tem são e-mails, pode ser difícil de seguir o escopo, as condições e prazos. Seu cliente ou colaborar pode enviar um outro e-mail com “novos termos” quando qualquer problema aparecer ou mesmo cancelar o projeto de maneira imprevisível. E você ficará sem nenhuma proteção legal, multa ou garantia.

Uso do e-mail como prova documental

Há cinco maneiras de prestar alegações no Direito Civil brasileiro: a inspeção judicial, a prova testemunhal, a prova documental, a confissão e a prova pericial. Se você fez um acordo por e-mail e se meteu numa enrascada, há uma possibilidade de você usá-lo como prova num processo judicial. Porém, isso não é tão trivial. Uma simples cópia impressa do e-mail nem sempre é o suficiente, pois isso não prova que aquele e-mail de fato existiu.

Uma mensagem passa por servidores, contas de e-mail e evidentemente, entra na rede. Elas ficam gravadas em banco de dados, mas uma cópia impressa não garante que ela não foi adulterada. Sendo assim, para usar o e-mail como prova e garantir a sua veracidade, o ideal é que ele tenha a certificação digital emitida por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil. Mas nem assim é garantido.

Na verdade, existem duas vertentes de pensamento. Na primeira, o e-mail impresso é válido como prova e pode ser anexado ao processo, desde que haja comprovação da sua veracidade, com uma assinatura eletrônica. Na outra, é defendida a necessidade de realização de uma perícia técnica que ateste o destinatário, a autoria, quando foi enviado e os endereços I.P.s usados durante o processo.

Contrato eletrônico é diferente de acordo por e-mail!

Quando você se cadastra em algum tipo de serviço online, como uma conta de Facebook ou E-mail, você marca uma caixinha que diz algo como “Li e aceito os Termos de Serviços”. Isso caracteriza um tipo de assinatura de contrato. A plataforma descreve suas regras e condições e você aceita os termos. E isso, geralmente, é válido como prova judicial.

Esses exemplos são de serviços gratuitos, mas acontece o mesmo com serviços pagos. O Spotify ou o Netflix, por exemplo, recebem mensalmente pagamentos de usuários que utilizam seus serviços de streaming. Em ambos os casos o serviço-provedor oferece um serviço baseado em certas condições e o cliente-usuário aceita essas condições.

Existe a possibilidade de fazer o mesmo na sua empresa, utilizando-se de contratos digitais, com certificação e assinatura eletrônicas. Mas isso definitivamente não é o mesmo do que fazer um acordo via e-mail!

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